En el libro de actas, a la finalizacion de la Junta general de propietarios, se refleja lo debatido y aprobado con los detalles del caso, tal como dispone el artículo 19.1 de la LPH: “los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga”.

Esta última exigencia de diligenciamiento por el Sr. Registrador de la Propiedad no tiene otro objetivo que dotar de autenticidad al libro de actas – antiguamente se diligenciaba ante el Notario o el Juzgado.

Fue la Ley 10/1992, de 30 de abril, de Medidas Urgentes de Reforma Procesal, que reformó el artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal, con el único objetivo de descargar a los órganos jurisdiccionales de funciones que no tenían la condición de tales, encomendando a los Registradores de la Propiedad la tarea de diligenciar los libros de actas.

Aunque la ley señale expresamente que el libro de actas será presentado al Registro por el Presidente de la comunidad de propietarios, resulta evidente que cuando se constituya la comunidad, será el propietario único o promotor quien debe efectuar la diligencia.

El artículo 415 del Reglamento Hipotecario (redacción según Real Decreto 1368/1992, de 13 de noviembre, por el que se modifican determinados artículos del Reglamento Hipotecario y del Reglamento Notarial) desarrolla detalladamente el modo de proceder del Registrador de la Propiedad, en cuanto al diligenciamiento del libro de actas, imponiéndole dos tareas: la práctica de la diligencia en sí, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para efectuarla, y el control sucesivo del número de orden de los libros, todo ello referido, con un amplio criterio, a comunidades, subcomunidades y conjuntos inmobiliarios, tanto para el caso de que tales entidades aparezcan inscritas, o como para las no inscritas (obsérvese el párrafo 3. b) y el último inciso del párrafo 7 del citado precepto legal) mediante la extensión de una nota marginal en el folio abierto en el libro de inscripciones al edificio o conjunto sometido a propiedad horizontal en el primer caso, o bien consignando los datos del libro en un libro fichero, cuando no apareciera inscrita la comunidad.

Las reglas impuestas por este precepto son las siguientes:

1. Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización.

No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad firme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

2. Será competente para la diligencia el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.

3. La solicitud de la diligencia se efectuará mediante instancia en la que se expresarán:

a. Las menciones de identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la comunidad.

b. Las menciones que identifiquen a la respectiva comunidad de propietarios y, en su caso, los datos de su identificación registral.

c. Las fechas de la apertura y cierre del último libro de actas. No serán necesarias estas circunstancias si el solicitante afirma, bajo su responsabilidad, que no ha sido antes diligenciado ningún otro libro.

d. Todas las hojas del libro que se presente para diligenciar habrán de estar numeradas con caracteres indelebles. El libro podrá ser de hojas móviles.

4. Presentada la instancia y el libro, se practicará en el Diario en el correspondiente asiento. En el asiento se harán constar la fecha de la presentación y la identificación del solicitante y de la comunidad de propietarios.
5. La diligencia será extendida en la primera hoja con expresión de la fecha, datos de identificación de la comunidad -incluyendo, en su caso, los datos registrales-, número que cronológicamente corresponda al libro dentro de los diligenciados por el Registrador en favor de la comunidad, número de hojas de que se componga y que todas ellas tiene el sello del Registrador, indicándose el sistema de sellado.

La diligencia será firmada por el Registrador. En el caso de que haya sido diligenciado un nuevo libro sin haberse presentado el libro anterior por alegarse que se ha extraviado o perdido, en la diligencia se expresará esta circunstancia y que en el anterior, aunque aparezca, no podrán extenderse nuevas actas.

El sello del Registrador se pondrá mediante impresión o estampillado, perforación mecánica o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la diligencia.

Si los libros se componen de hojas móviles habrá de hacerse constar con caracteres indelebles en todas ellas, además del sello, la fecha, a no ser que se emplee un procedimiento de sellado que garantice que cada una de las hojas pertenece al libro diligenciado.

6. El Registrador practicará la diligencia dentro de los cinco días siguientes a la solicitud realizada en debida forma, o de los quince días si existiere justa causa. Contra la denegación cabe recurso directamente durante quince días hábiles ante la Dirección General.

7. Practicada la diligencia, se pondrá en el folio abierto en el Libro de inscripciones al edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, nota marginal expresiva del número de orden del libro diligenciado, hojas de que se compone y, en su caso, que se expide en sustitución de uno anterior desaparecido. De no estar inscrita la comunidad, se consignarán estos datos en un libro-fichero, que podrá llevarse por medios informáticos.
Practicada o denegada la diligencia, se extenderán seguidamente las oportunas notas de despacho al pie de la instancia y al margen del asiento de presentación.
Transcurridos seis meses desde la presentación del libro sin que fuera retirado, el Registrador procederá a su destrucción, haciéndolo constar así en el folio del edificio o conjunto o, en su defecto, en el libro-fichero y, además, al pie de la instancia y del asiento de presentación.

Por otra parte, el acuerdo debe constar en un acta debidamente firmada por el presidente y quien actúe de secretario, que puede ser el propio administrador o el mismo presidente, tal como dispone el artículo 19.3 de la LPH: “El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.

Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previene lo contrario.” Por tanto, no hay ninguna necesidad de que firmen los propietarios, por no venir exigido en el citado precepto.

Este aspecto formal en la adopción de los acuerdos es verdaderamente relevante, pues los mismos no pueden ser adoptados de palabra y deben constar por necesidad en la oportuna acta, En caso contrario, los acuerdos no serían válidos, por la imposibilidad de probarlos en el caso de la existencia de una controversia entre los distintos propietarios.

Los acuerdos adoptados sin los requisitos legales podrían ser impugnados por ser contrarios a la Ley – cfr. arts. 18.a) y art. 19 de la LPH, salvo que se tratase de defectos subsanables.

En este último supuesto dispone el art. 19.3 in fine que: “Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario.

Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.”

De conformidad con el apartado 2 del art. 19, el acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

a) La fecha y el lugar de celebración.

b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.

c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.

e) El orden del día de la reunión.

f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Una copia del acta deberá ser remitida a cada propietario. El envío de esta acta debe hacerse tal como manda el artículo 9 letra h) de la LPH: “ Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad. En defecto de esta comunicación se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el piso o local perteneciente a la comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo.

Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales”.

Por último, indicar que de conformidad con el apartado 4 del art. 19 de la LPH, el secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios.

Asimismo se deberá conservar durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.